想做一个家庭账本的人很多，但能坚持下来的很少。
而失败的方式几乎都一样：兴致很高地做了一个很详细的表，记了三四天，然后就不记了。
过了两个月想起来，表格里还躺着那三四天的记录，看着有点可笑。
而这里有一个很容易走偏的地方：失败之后，大部分人的反应是"我这个表做得不够好"。
于是去做第二个版本——分类更细、栏目更多、还加了图表。
然后失败得更快。
因为方向就反了。
一个家庭账本能不能活下来，几乎不取决于它做得多完备，而取决于一件事：你第三次记账的时候，还想不想记。
所以这篇讲的不是"怎么把表做得专业"，而是怎么让它活下来。
而要做到这一点，有两条原则最重要。
第一条原则：分类少到你能坚持
这是标题里那句话。
先说为什么"多"会毁掉它。
假设你分了二十个类：早餐、午餐、晚餐、零食、水果、水电、燃气、物业、宽带、打车、公交、地铁、加油、停车、日用、清洁、服饰、医疗、教育、人情……
现在你买了一瓶水和一包纸巾，请问这算"日用"还是"零食"？
你会在那儿想三秒。
而这三秒就是成本。 它让"记账"从一个下意识的动作，变成一个需要做决定的事。而人一旦需要做决定，就会开始拖延——"等会儿再记"，然后就忘了。
所以分类多的真正代价，不是表格变复杂，而是"每次记账都要动脑子"。
那分几类合适？
我的建议是五到七类。给一个可以直接用的分法：
吃、住、行、用、玩，加上一个"其他"。
这六类基本能覆盖日常开支的大头，而且每一类你都能在零点几秒内判断出来——买菜的、下馆子的，都是"吃"；水电燃气物业，都是"住"。
这里有个细节值得单独说：那个"其他"一定要留。
因为它的作用是"不让你卡住"。
你一定会遇到归不了类的开支。如果表里没有"其他"，你就要么硬塞进某一类（那统计就失真了），要么停下来想一想（那又变成动脑子了）。
而有了"其他"，你可以先记下来，回头再归类——或者干脆不归。 因为账本的首要目标是"记下来"，而不是"分得准"。
顺便说一句：分类可以改。
第一个月你按六类记，如果发现"玩"和"其他"里塞了一堆东西，第二个月再拆。而从少往多改，比从多往少改容易得多——因为前者是"我发现了需要"，后者是"我在承认自己搞复杂了"。
第二条原则：花钱那一刻，能马上记上
这一条和分类少同等重要，而且它常常被忽略。
因为记账要能活下来，靠的是"顺手"，而顺手的前提是——你花钱的当下，手上就有那个表。
想想看：如果你只能在晚上坐到电脑前才记，那你白天花的每一笔都需要"先记住、晚上再补"。而人的记性是靠不住的，晚上一坐下去，你大概只能想起两三笔。
所以手机能不能填，直接决定了这个账本能不能活。
好消息是：能填。 WPS 的表格在手机上是可以编辑的，包括公式和下拉菜单这些。
但有两个地方要提前想好。
一个是同步。 你在手机上填的，得能同步到电脑上那份。这里的机制和普通文件不一样，它是一个"云文档"的关系。关于同步是怎么工作的、以及不同端之间有什么差别，我在讲多端同步的那篇里写过。
另一个是手机上操作的手感。 手机上屏幕小、点起来不如鼠标准，所以表要设计得"手机上填得动"——这就是为什么我建议列少一点。关于手机版表格能做哪些、以及有什么限制，我在讲手机版编辑的那篇里写过。
所以这两条原则合起来，实际上决定了表的形状：
分类少是为了让"选哪一类"不费脑子。 列少是为了让"在手机上填"不费手指。
而这两件事都服务于同一个目标：让记账这个动作，小到可以随时做。
那表该怎么搭
说具体的。
搭两张表，而不是一张。
第一张是"流水"表。 它是你天天用的那张，每一行记一笔，五个列就够：
日期、类型（收入还是支出）、分类、金额、备注。
备注可以留空。 这一点很重要——不要把它设成必填，不然你每次都要想"这个写什么"，那又是一次动脑子。
第二张是"汇总"表。 它是你偶尔看的那张，用公式从流水里取数，算出各类的合计、以及结余。
为什么要分两张？
因为它们的用途不一样：流水是"记录"，汇总的"查看"。如果放在一张表里，你每次记账都会看到一堆公式和数字，注意力被打散；而且数据一多，滚动起来也烦。
还有几个设计上的小建议。
一个是"类型"这一列别忘了。 因为算结余要靠它区分收入和支出。如果只记金额、不记是收还是支，那后面就没法算。
一个是日期用真日期。 也就是说，让那一列是"日期格式"，而不是你手打的"3月5日"这种文字。因为真日期才能排序、才能按月份统计；打出来的文字只能看，不能算。
一个是别急着做图表。 第一个月先把流水记满，等你真的有数据了，再想怎么展示。一上来就做图表，其实是把"记账"这件事的乐趣提前透支了。
那个下拉菜单怎么弄
现在说标题里那个关键词：下拉菜单。
它的作用很实在：让你不用打字，直接从列表里选。
但它还有一个更重要的作用，很多人没想到——它能防止你写出各种变体。
你想想：如果你靠手打，那今天打"餐饮"、明天打"吃饭"、后天打"吃饭钱"，这三个在统计的时候会被当成三类。你月底一看，每一类都不多，因为东西被拆散了。
而下拉菜单从源头上解决了这件事：能选的只有那六个。
怎么弄？
思路是这样：先在一个地方写好那六个分类，然后让那个格子从这份列表里取值。
具体说：
第一步，把六个分类写在一列里。 可以放在同一个表的旁边，也可以放在另一个工作表里。建议单独放一处，因为这样以后你加分类，只要往那一列加一行就行。
第二步，选中你要放下拉的那个列，找到"数据验证"或者"数据有效性"那一类功能。
第三步，在它的设置里选"序列"或者"列表"，然后把刚才那一列分类的范围指给它。
设置完之后，你点那个格子，旁边就会冒出一个小箭头，点开就是那六个选项。
至于这个功能在你这个版本里叫什么、在哪一栏，各个版本的说法不太一样（有的叫数据有效性，有的叫数据验证），所以我不给准确路径。你去找带"数据""验证/有效性"字样的那一项。
顺带说一个它的连带好处：设好之后，你手机上填的时候，点一下就选，比在手机上打三个字快得多。这又回到了第二条原则——手机上填得动。
结余怎么算
最后说这个：结余怎么算。
原理很简单：结余等于收入合计减去支出合计。
而在表里，你要让"合计"是算出来的，不是手填的。
具体做法是：用条件求和的那类函数，按"类型"这一列去筛——筛出"收入"的加起来，筛出"支出"的加起来，两个一减。
这一类"按条件求和"的用法，我在讲求和的那篇里写过（那里有 SUMIF 这一族函数的用法和常见坑），这里不重复。
不过有两个地方值得单独提。
第一个：区分"本月结余"和"累计结余"。
本月结余是这个月收的减去这个月花的。累计结余是从头到现在的总和。
而累计结余有一个更省事的算法：上个月的累计结余，加上本月的结余。
第二个，也是容易被忽略的一个：结余要和"你实际的钱"对得上。
这句话的意思是：如果你只记了大部分开支，漏了几笔，那算出来的结余就是虚的。时间一长，它会和你的银行卡余额越差越远，然后你就开始不信这个表了——而不信，是不记的前奏。
所以有一个很实用的建议：每个月对一次账。
找一个固定的时候（比如月底最后一个周末），拿这张表和你的银行卡、支付软件的余额对一遍，把漏的补上。
这一步花十几分钟，但它是这个账本能长期活下去的关键之一——因为它保证了"这个数字是可信的"。
两个常被问到的
第一个问题：我能不能直接在手机上做一个空表，然后就那么在手机上记？
可以。但有一个更省事的顺序建议。
搭结构这件事，在电脑上做；填数据这件事，在手机上做。
原因是两边擅长的事不一样。在电脑上，你要设列宽、要设数据验证、要写公式——这些用鼠标点几下就完的事，在手机上要点很多次，还容易点错。
而填数据正好相反：手机上随手就能填，电脑上你得先坐下、打开电脑。
所以把这两件事分开，各自用各自顺手的设备——这本身就是"让记账能坚持"的一部分。
换句话说：结构是搭一次的事，填数据是天天做的事。搭一次的苦，别放在手机上受；天天做的顺手，才是关键。
第二个问题：一个月的记录要不要单独存一份？
不必。流水表就一直往下记，不用一个月一个文件。
但建议每年另存一次。
理由有两个：一是数据攒多了，表会越来越重，打开和计算都变慢；二是"归档"这件事本身有意义——你能把去年那份收起来，而当前这份保持轻。
而归档之前有一件事要注意。
如果你表里用了那些"会自己变"的函数（比如取当天日期的那一类），那归档之前要把它们转成固定的值。
否则你过一阵打开这份"去年的账本"，它显示的可能是今天的日期——而那些"本月合计"之类的数字，算出来就不是去年那个月了。
关于这个"会变的函数"和"转成固定值"的手法，我在讲日期计算的那篇里写过，那里提到过同样的坑。
几个常见的坑
第一个坑，是一上来就分二十个类。分类多的代价是"每次记账都要动脑子"，而动脑子就会拖延。
第二个坑，是不留"其他"这一类。遇到归不了类的开支，你就会卡住，而卡住一次就容易断掉。
第三个坑，是只记金额、不记"收入还是支出"。那样后面算不了结余。
第四个坑，是把日期手打成文字。那样只能看，不能按月份统计。
第五个坑，是只想着在电脑上填。而记账要活下来靠的是"顺手"，所以手机上能不能填才是关键。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句。
家庭账本失败的原因几乎从来不是"表格做得不好"，而是"记了几天就不记了"。所以设计它的第一条原则是分类少到你能坚持——五到七类，而且一定要留一个"其他"，它的作用是让你不卡住。
第二条原则和第一条同等重要：花钱的那一刻能不能马上记上。因为记账靠的是顺手，而顺手的前提是手机上填得动。这也回过头决定了表的形状——分类少是为了"选哪一类"不费脑子，列少是为了"在手机上填"不费手指。
而结构上用两张表：一张流水天天记（五列就够），一张汇总偶尔看。下拉菜单用来省打字，更重要的是防止你写出"餐饮"和"吃饭"这种变体。最后，每个月对一次账——因为只有数字可信，这个账本才会被信，而信了才会继续记。