验收单和别的单据有一个根本区别：它是"确认"这件事的载体。
也就是说：你签了，就等于你说"我认可了"。
所以"签之前看什么"这个问题，其实是在问另一件事：你打算确认到什么程度。
而"那一眼"能看到的，其实很有限。
具体说，现场那一眼能看到两样东西：
一是数量。
也就是"东西来了几件"。 这个能数，而且必须数。
二是外观。
也就是"箱子有没有破、东西有没有明显的磕碰"。 这个能看，而且必须看。
而"那一眼"看不到的，是最要紧的那样：能不能用。
因为"能不能用"要通电、要试、要装上去、甚至要用几天。
而签收这件事，通常发生在"东西刚卸下来"的那几分钟里。
所以那句可以这样记：签收之前那一眼，只能看"数量"和"外观"——而"能不能用"这件事，一眼看不出来。
想清这一点，验收单该怎么设计就清楚了。
所以验收单上最要紧的不是"合格"
接着上面那条说，因为这里有一个很多人做错的地方。
很多验收单上是这样的：一列项目，后面一个框，写着"合格 / 不合格"。
而这个设计的毛病在于："合格"这两个字，太笼统了。
因为它没有说清"你验的是哪一项"。
于是就会出这样的事：
你在现场数了数量、看了外观，没问题，于是签了"合格"。 三天后通电发现坏的，你去找对方。 对方说：你自己签的"合格"。
而这时候你很难说清：你签的时候，其实只看了数量和外观，并没有验"能不能用"。
因为你签的那张纸上，只有"合格"两个字。
所以那句可以这样记：验收单上最关键的一句话，不是"合格"，而是"验的哪几项"。
那具体该怎么改？
把"验收"拆成几项，每项单独一个结论。
比如：
数量：对不对。 外观：有没有破损。 随附的东西：说明书、配件、保修卡有没有齐。 以及——"性能验收"单独一项，而且它可以写着"未验"或者"待验"。
为什么要留"未验"这个状态？
因为那才是现场的真实情况。 而在纸上把这个"未验"写出来，你以后就不会被那句话堵住。
这也是我认为这张单子最有价值的地方：它不是让你"多验一点"，而是让你"把没验的也写下来"。
要不要拍照留证
再说你问的这个。而答案是要——但更重要的是知道"照片能证什么"。
先说它能证什么：
它能证外观。
也就是说：那个东西在"你收到的那一刻"长什么样。
而这一点非常有用，因为扯皮的时候最常见的一句话是"这是你弄坏的"。
而照片能回答的是："不是，我来的时候就那样。"
所以那句可以这样记：照片证明的不是"它是好的"，而是"我收到的时候它长这样"——而这个区别在扯皮的时候很关键。
再说它不能证什么：
它不能证性能。
因为一张照片看不出那个东西通不通电、能不能跑。
它也不能证"内部有没有坏"。 一个箱子外面完好，里面可能是碎的。
所以照片是"外观这一项的证据"，不是"验收合格"的证据。
这个区别很重要——因为很多人拍了一堆照片，就以为"我有证据了"，而其实那些照片只覆盖了"外观"这一项。
那具体拍什么？给三个实用的。
第一个：拍"整批"和"有问题的那个"。
也就是一个全景（能看出这批东西有多少、怎么摆着）+ 一个特写（看得出那个破损在哪儿）。
为什么要全景？ 因为单拍一个磕角，看不出那是"一整批里的一个"，还是"单独一个东西"。
第二个：一定要拍包装。
因为破损往往是先在包装上显出来的——箱角压了、封条开了、胶带上有水痕。而这些细节，比拍那个东西本身更能说明"路上出过什么事"。
第三个，也是最实用的：拍的时候把单据一起拍进去。
也就是说：让那张验收单（或者送货单）和那堆东西，出现在同一张照片里。
为什么？
因为这样一来，照片和单子就"能对上"了——你以后翻出这张照片，就知道它是"哪一单、哪一天"的。
而不是一堆照片躺在相册里，谁也说不清是哪次拍的。
怎么让签字的人写清楚
现在说你问的这个。而它的核心是：签名的字，往往认不出来。
为什么？
因为签字是"写给自己看的"——一个人签了几十年名字，那个字早就简化成一笔了。
而"认不出来的签名"，在事后能证明的东西很少：它大概只能证明"有人在这里画了一下"。
所以要让签字"写清楚"，得靠单子上的设计。有三个办法。
第一个：除了"签名"，再留一栏"正楷姓名"。
这是最关键的一栏。
为什么？
因为"签名"是本人的笔迹特征，"正楷"是能认出来的字。这两个的作用不一样：
签名用来"认人"（真要鉴定的时候用得上）。 正楷用来"读出来"（你平时核对的时候用得上）。
而大多数时候你要的是后者——你想知道"这张单子是谁签的"，而不是"这个笔迹是不是他"。
第二个：日期要单独一格，而且要手写。
因为日期决定了很多事（什么时候到的、是不是按时、以及"从哪天开始算保修"）。
而如果日期和签名挤在一格里，那多半会写成"签名+一个歪歪扭扭的日子"，两边都不清楚。
（关于签名栏该留多宽、以及怎么验证"够不够宽"——也就是"打印一张自己签一次"那个办法——我在讲签到表的那篇里写过。）
第三个，也是最有力的一招：让签的人"抄一句话"。
也就是说：在签名那一栏的旁边，先印好一句很短的话，比如"本人已核对数量与外观"。
然后让他把这句话抄一遍，再签字。
为什么这一招最有力？
因为签名只能证明"有人签了"，而那句话能证明"他确认了什么"。
这两件事完全不一样。
所以那句可以这样记：最有力的不是那个字，而是那句"他抄下来的话"——因为签名只能证明"有人签了"，而那句话能证明"他确认了什么"。
而这一招还有一个附带的好处：
它会让签的人"稍微认真一点"——因为抄一句话要花几秒钟，而那几秒钟足够他意识到"我在确认什么"。
最后还有一个细节：如果对方是"代签"，那要能写清"谁代谁"。
也就是留一栏"代签人"，以及"代谁签"。
因为在实际场合里，签的往往不是本人——而如果你只写了一个名字，那以后既说不清"那是谁"，也说不清"他有没有资格代表"。
（关于"经手人"和"签收人"为什么要分开、以及中间为什么还要有一个"送货人"，我在讲送货单的那篇里写过。那里的情形是"东西要经过一段路"，所以角色更多。）
怎么批量打
最后说你问的这个。而它有一个和别的单据不一样的地方，值得先说。
验收单通常要打两批，而这两批的排法不一样。
第一批：带去现场填的"空白单"。
也就是数字、结论、签名那些都空着，等着现场手写。
第二批：回来之后存档的"填好的单"。
也就是把现场手写的内容，录进去、打印出来、归档。
为什么要分两批？
因为第一批是"给现场用的"——所以它要"格子大、留白多、字要能看得清"；而第二批是"给存档用的"——所以它更看重"内容全、整齐、能检索"。
而这两件事的排版要求，其实是相反的。
那"批量打"具体怎么做？
原理还是那一套：一份清单做数据源，一份排好版的模板，然后让它按数据一行一行地重复。
（这个"数据源加模板"的做法，我在讲邮件合并和标签打印的那两篇里写过；而送货单那篇里还说了"一次要打好几张不同客户的单"该怎么办。）
而验收单这一块，有一个操作上的判断：
如果那批单子是"同一格式、只是编号不同"——那用批量生成最省事。 如果"每张单子的项目都不一样"（比如每次验收的东西不同）——那批量生成的意义就不大，不如做一份通用的空白模板、现场手填。
所以那句可以这样记：验收单通常要打两批：一批是"带去现场填的空白单"，一批是"回来后存档的填好的"——而这两批的排法不一样。
而这个判断也解释了为什么很多人的验收单"打了但没用"：因为他们只打了"存档用的那种"（内容全、格子小），而带着它去现场，根本没法手写。
两个常被问到的
第一个问题：如果对方不愿意抄那句话，怎么办？
那就让那句话"长在签名栏上"。
也就是说：不要让它是一个独立的、需要人主动去抄的句子，而是把它做成签名栏的一部分。
比如印成这样：
一条横线（用来签名），横线后面紧跟着"本人已核对数量与外观"。
这样他签的时候，笔就落在那个句子的前面——而签在它旁边，就等于认了它。
这个做法的好处是：它不需要对方"配合"。
因为"抄一句话"是需要他主动做的，而"在横线上面签名"是他本来就要做的动作。 你把确认语贴在横线旁边，就等于"搭了他的便车"。
所以那句可以这样记：如果他不愿意抄，那就让那句话"长在签名栏上"——因为签在它旁边，就等于认了它。
而这个思路可以推广到别的地方：
凡是你希望对方"确认"什么，就把它放在"他本来就要签字的位置"旁边——而不是写成一条他可能根本不看的条款。
第二个问题：如果是电子签收，怎么留证？
这要分两种情况，因为它们的"证据"在完全不同的地方。
第一种：纸单电子化。
也就是先手签、然后拍照或者扫描存档。
这一种其实"证据链"最完整——因为它保留了"手写"这个特征（笔迹、以及那张纸本身的样子）。
（关于把签名弄进文档这件事——比如一张手写签名怎么变成能贴进文档的图片、以及怎么去白底——我在讲手写签名的那篇里写过。）
第二种：纯电子的。
也就是在某个系统里点一下"确认收到"。
这一种没有笔迹，而它的"证据"是系统里的记录——谁、什么时候、点了什么。
而这里有一个实际问题：
那份记录你看得到吗？
因为如果那个系统不给你看，那你就等于"确认了，但没有留证"。
所以那句可以这样记："留证"这件事的本质是"留下一个当时的东西"——纸单靠拍照，纯电子靠日志。而后者你往往看不到，所以更要提前问清"这个系统保存不保存我点过的记录"。
而这个提醒很实际：在点"确认"之前，先想一句"如果以后扯皮，我拿什么说话"。 而这个问题的答案，往往决定了你该不该"再拍一张"。
几个常见的坑
第一个坑，是验收单上只有"合格 / 不合格"。太笼统，说不清你验的是哪一项。
第二个坑，是把"数量外观没问题"签成"验收合格"。那以后再发现问题就说不清了。
第三个坑，是拍了一堆照片就以为有证据。照片只能证外观，证不了性能。
第四个坑，是只留一个签名栏。潦草的签名读不出来，事后不知道是谁签的。
第五个坑，是只打"存档那种"验收单，带着它去现场根本没法手写。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
签收之前那一眼，只能看到两样东西：数量和外观。而"能不能用"一眼是看不出来的——所以验收单上最关键的不是"合格"两个字，而是"这次验的是哪几项"，而且要把"未验"也写出来，因为那才是现场的真实情况。
要不要拍照？要，但要知道照片证明的不是"它是好的"，而是"我收到的时候它长这样"。它覆盖的是外观这一项，不是验收结论。而拍的时候最好把单据一起拍进去，这样照片和单子能对上。
最后：要让签字的人写清楚，靠的是设计——除了签名，再留一栏"正楷姓名"（签名用来认人，正楷用来读出来）；日期单独一格手写；而最有力的一招是真印一句话让他抄一遍，因为签名只能证明"有人签了"，那句话才能证明"他确认了什么"。