这两个词经常被混着用，但它们其实不是一件事。
出库单说的是："东西出了仓库。"
而领料单说的是："东西被某个人领走，要用在某个地方。"
这个差别听起来只是"多写了个人名"，但它带来了一个很实际的问题：
领走的东西，有一部分会被退回来。
为什么？
因为领料这件事，是"按需要领"的——而"需要多少"往往估不准。
所以很常见的流程是：领了一百，用了七十，退回三十。
而这就带来一个设计上的选择：那三十的退回，记在哪儿？
记在同一行，还是另开一行？
这个选择看起来很小，而它决定了你以后能不能算出"实际用了多少"。
为什么"退回另开一行"会出问题
先说那个看起来很自然的做法：领的时候记一行，退的时候再记一行。
这个做法的问题，不在于"记错了"，而在于"结果散了"。
具体说三个后果。
第一个：净领用算不出来。
也就是说："这个东西实际被用掉了多少"，你得自己去减。
领一百是一行，退回三十是另一行——而"七十"这个数，在表里根本没有出现过。
第二个：线索会断。
领那一行写着"谁领的、为什么领"。而退回那一行，很可能只有"退回"两个字。
于是"这三十是为什么退回来的"——是没用完？还是领错了型号？还是质量有问题？ 这些你以后就不知道了。
第三个：核对的时候会懵。
因为你要对的是"这个月一共领了多少"，而表里既有正数（领）又有负数（退）。
如果你把"领用"那一列直接加起来，那退回来的部分就被算成"用掉了"。
而这就是我在别处反复说过的那条：一行里只能放一样东西——而"领"和"退"是两样东西，所以它们该各占一栏，而不是各占一行。
所以那句可以这样记："领走"和"退回"如果分两行，那你得到的是"两条流水"；而如果记在一行，你得到的是"一次领用的净结果"。
那一行里要留哪几栏
顺着上面那条，结构就清楚了。给一个够用的版本：
日期、单据号、领料人、部门、物品、规格、单位、领用数量、退回数量、退回日期、实际领用、事由、批准人、发料人、备注。
这里面有几栏值得单独说。
"实际领用"那一栏，是算出来的。
也就是说：它等于"领用数量减退回数量"。
而它必须是公式，不是手填的。
为什么？
因为只要你手填，它就会有对不上的一天（这个道理和我在讲报价单那篇里说的"能算出来的不要手填"是同一条）。
而"退回日期"这一栏，很多人会漏。
为什么要单独留？
因为退回这件事，往往发生在领走之后好几天——所以领用日期和退回日期不是同一天。
而如果你只留一个"日期"，那它到底是"领的那天"还是"退的那天"？说不清。
所以：一个"领用日期"，一个"退回日期"——而后者空着，就说明"还没退"。
这一点很有意思：它让"有没有退"这件事，一眼就能看出来——就是看那一格空不空。
（这个思路和我在讲借还登记表那篇里说的是同一条：那一栏空着，就说明"还没还"。）
所以那句可以这样记：一行里要能看出"领了多少、退了多少、实际用了多少"——而第三个是算出来的，不是填的。
怎么防止重复领
再说你问的这个。而这个问题要先拆一层，因为"重复领"有两种。
第一种：同一个人、同一件事，领了两次。
而这往往是因为"忘了"——他忘了自己领过，或者他以为上次那批没批。
第二种：换了个人又来领。
而这一种更麻烦，因为"他"可能真的不知道"前面有人领过"。
把这两种放在一起，你会发现一个共同点：
"重复领"这件事，防的不是"手滑"，而是"没人查过"。
所以关键不是"加一道限制"，而是"让'领过没有'这件事能被一眼看到"。
而要做到这一点，最有用的一栏是：事由。
也就是说：每一笔领料都要写清"这批东西是用在哪儿的"。
为什么这一栏这么关键？
因为"重复领"在表上表现为：同一个事由，出现了两次。
而你只要把事由写上，就可以靠"排序"或者"筛选"把同一个事由的记录摆在一起——于是一眼就能看出有没有重复。
（关于怎么把"同一个值出现两次"标出来，我在讲查找重复项的那篇里写过。）
除了事由，还有三件值得做：
一是单据号要连号。
因为连号之后，"少了哪一张"就能看出来——而这个我在讲入库单的那篇里说过，道理是一样的。
二是领用要有一个"批准"的动作。
也就是有人签字同意。因为有人批，就会有人看一眼——而"看一眼"这件事，恰恰是防重复最有效的一环。
三是重复领其实不一定都是错。
有些情况是"合理分次领"——比如一个月分批用完。 所以发现"同一个事由出现两次"，该做的是"问一句"，而不是"直接判定为错"。
所以那句可以这样记："重复领"这件事，防的不是"手滑"，而是"没人查过"——所以关键不是加限制，而是让"领过没有"这件事能被一眼看到。
签字怎么留：三个位置，不是一个
再说你问的这个。而领料单的签字有一个特点，值得先讲。
它是"东西离开仓库"这件事的唯一凭据。
也就是说：东西出门了，而单子上有名字——所以这里的签字不只是"确认"，它还是"这件事记在谁头上"。
而正因为这样，一个签字位是不够的。
通常要有三个：
批准人——谁同意发的。 发料人——谁给的。 领料人——谁拿走的。
为什么不能合成一个？
因为这三者的责任不一样：
批准的人，管的是"该不该给"。 发料的人，管的是"给的对不对"（数量、型号）。 领料的人，管的是"我拿走了、我会用在那个事由上"。
而如果只有一个签名，那出了问题时你分不清是哪一环出的。
关于"怎么让人签得清楚"这件事——比如为什么要另留一栏"正楷姓名"、以及为什么要让签的人抄一句"本人已核对数量"——我在讲验收单的那篇里写过，那一套在这里完全适用。
不过领料单还有一处要提醒：
如果领料人不是本人来拿（比如让同事代领），那要能写清"谁代谁"。
因为"代领"这件事很常见，而"代领的人签了名"和"领用的人担了责"是两件事。
所以那句可以这样记：领料单上的签字不是一个，而是"批准的人、给的人、拿的人"——三者的责任不一样，所以不能合成一个。
按月汇总，注意别加错那一列
最后说你问的这个。而这里有一个很容易错的地方。
做法本身不难：加一列"月份"（从日期算出来），然后按月份汇总。
关于这个"多一列月份、靠它筛选"的做法，我在讲结算单的那篇里写过，比这里细。
而领料单这一块，有一个它特有的坑：
汇总的时候，要加的是"实际领用"，而不是"领用数量"。
为什么？
因为如果你只把"领用"那一列加起来，那退回来的部分就被算成"用掉了"——而真实的消耗是"领用减退回"。
而这一点在别的单据上不明显，因为别的单据很少"退回来"——而领料是经常退的。
所以那句可以这样记：按月汇总最容易错的地方，是把"领用"加起来就算完——而正确的数应该是"领用减退回"。
另外还有一个实用的提醒：
汇总要按"物品"分，也要按"部门"分。
因为"这个月领了多少"这个总数，对你用处不大——你真正想知道的是"哪个部门领得多"和"哪种东西消耗得快"。
而这两个问题的答案，都在"分组"里，不在"合计"里。
（这个"按什么分组"的思路，和我在讲盘点表那篇里说"按位置分组"是同一个道理：分组是为了回答"哪一个"的问题，而不是"一共多少"。）
两个常被问到的
第一个问题：东西领走了，最后没用完也不退，怎么记？
那就等于"领了就算用掉"。
而这要看你领的是什么。
如果那是"消耗型"的（用一次就少，比如钉子、纸、胶带），那领走就等于用掉——所以那种单子上，其实可以不留"退回"那一栏。
因为"不会退"的东西，留一栏空着反而是干扰。
而如果那是"工具型"的（可以用很多次，比如电钻、扳手、量具），那更该按"借还"来管，而不是按"领料"。
为什么？
因为工具用完是要回来的——而"回来"这件事，需要一个"还回来没有"的记录。
而领料单的结构（领走、退回、实际领用）其实不适合"长期在用"的东西——它假设的是"领了就用掉了"。
所以那句可以这样记："领料"和"借还"的分界线在这件东西"会不会回来"——消耗品用领料，可复用的用借还。
而这个判断挺实用，因为它能让你少做一张表：你不需要为"能复用的东西"再做一套领料流程，用借还登记表就行。
（关于借还登记表怎么设计、以及"还回来那一栏谁去填"这个老问题，我在那篇里写过。）
第二个问题：同一个人一个月领了五次同一个东西，算重复领吗？
不一定。
因为很可能是"分次领"——比如那东西一次领太多没地方放，所以分五次领。
而判断的依据有两样：
第一样：看事由。
如果五次的事由都是同一个——那就该问一句"为什么同一个用途要领五次"。 如果事由各不相同——那大概率是正常的，只是恰好都用了这个东西。
第二样：看时间的分布。
如果这五次挤在同一天或者两天里——那比较可疑（因为同一件事不会在一天内领五次）。 如果分散在一个月里——那更可能是真的分次用。
所以那句可以这样记：判断"重复"的时候，看两样：事由是不是同一个、以及时间是不是挤在一起。
而这两样都指向同一件事：
你得先有"事由"和"日期"这两栏，才谈得上判断。
没有这两栏，你看到的就只是"五次"，而"五次"本身什么都说明不了。
几个常见的坑
第一个坑，是把退回另记一行。那样净领用算不出来，线索也会断。
第二个坑，是"实际领用"手填。它应该是"领用减退回"，用公式算。
第三个坑，是只留一个日期。领用和退回往往不是同一天，得各留一栏。
第四个坑，是不写事由。没有事由，就发现不了"同一个用途领了两次"。
第五个坑，是汇总时把"领用"那一列直接加起来。忘了减退回。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
领料单和出库单不一样：出库是"东西出去了"，领料是"东西被某个人领走用掉，而用不完的会退回来"。所以"领走"和"退回"要记在同一行——分两行你得到两条流水，记一行你才能得到"这一次实际用了多少"，而那个数是算出来的（领用减退回），不是填的。
防重复领，防的不是"手滑"，而是"没人查过"。所以最有用的一栏是"事由"——因为"重复领"在表上表现为"同一个事由出现两次"，而只要你写了事由，就能把它摆在一起看。再加上连号、以及一个"批准"的动作，就够用了。
最后两条：领料单要有三个签字位（批准、发料、领料），因为这三者的责任不一样，合成一个就分不清是哪一环出的问题；而按月汇总时，要加的是"实际领用"，不是"领用数量"——因为领料是经常退回的，只加领用就把退回的那部分算成用掉了。