登记一批东西，通常有两种做法：
一种是"按款登记"——同款五十个，记成"五十个"。 另一种是"按件登记"——每一个都单独有一行、单独有个号。
而书，通常要用第二种。
为什么？
因为你要找的是"那一本"，不是"某一本"。
如果你有《某某小说》三本，登记表上只写"某某小说 3 本"，那以后有人借走一本、还回来一本，你根本不知道那三本里哪一本在、哪一本不在。
而"一本一个号"之后，每一本都能被单独指认。
这个道理和我在讲固定资产表那篇里说的是同一条：编号的意义就是"让每一件东西都能被唯一地指认"。而书比一般设备更需要它，因为书往往有复本（同一本书有好几本）。
所以那句话可以这样记：图书登记和别的物品登记最大的不同是——书通常要"一书一号"，因为你要找的是"那一本"，不是"某一本"。
而"编号"本身怎么定，那三条原则（不用会变的信息、位数固定、注销的号不复用）在那篇里写过，这里不重复。
图书登记和借还登记，是两个东西
现在说你问的这个区别。而它不是"两个阶段"，是"两个不同的东西"。
图书登记回答的是："我有什么。"
它是一份目录——有这本书、有这个号、是这个版本。它是静态的：书在，它就在。
借还登记回答的是："它现在在谁那儿。"
它是一条一条记录——什么时候借的、谁借的、什么时候还的。它是动态的：每借一次就多一条。
所以那句可以这样记：图书登记回答"我有什么"，借还登记回答"它现在在谁那儿"——一个是目录，一个是流水。
而它们之间靠什么连起来？
靠"书的编号"。
这一点很关键，而且是最容易做漏的地方：
借还登记里要记"书的编号"，而不只是书名。
为什么？
因为如果你只记书名，那"同一本书有两本"的情况就说不清了——你不知道借出去的是哪一本，也不知道还回来的是哪一本。
加上编号之后，两件事就都能对上了：
从借还登记能查到"这个号现在在谁那儿"。 从图书登记能查到"这个号是哪个版本、值多少钱"。
而这里有一个很实际的连带：我在讲借还登记表那篇里说过，那种表最容易死在"还回来那一栏没人填"。而图书这个场景，这个毛病更严重——所以下面单独说。
"还了"和"归位了"是两件事
这是我觉得图书这一块最值得单独说的一处。
借还登记表的核心问题是"还回来那一栏得有人填"。
而书还回来的时候，通常会发生什么？
有人把书放在桌上、或者塞进还书箱、或者随手插回架上。
然后……就没有然后了。
因为"他把书还了"这件事，看起来已经完成了——而"填表"这一步，是最容易被跳过的。
所以图书场景下，这个问题的严重程度比一般物品更高（一般物品还回来你会收进柜子，而书还回来可能只是"放在那儿"）。
而这里还有一个更深一层的麻烦：
"还了"和"归位了"是两件事。
书放在桌上，是还了；书插回架上但插错了位置，也是还了。
而这两种情况下，如果你去清点，它看起来都像"找不到"。
所以那句可以这样记："还了"和"归位了"是两件事——书放在桌上也是还了，但那和丢了看起来一样。
那怎么处理？
做法还是我在借还登记表那篇里说的那三个：
把表放在"还书的地方"（因为人还书的时候一定在那儿）。 加一栏"经手人"（谁收的谁签字，这样"有没有人填"就变成了"这是谁的活"）。 定期核对一次（让这张表保持可信）。
而图书这一块要多加一条：
还回来的书要有一个"待归位"的过渡区。
也就是说：还回来先放在一个固定的地方，等归位之后再真正上架。
这样一来，"桌上的书"和"架上的书"就分开了——清点的时候，桌上那些不算丢失。
这个做法听起来很土，但它解决的是那个根本问题：让"还没归位"这件事有一个物理上的去处。
图书丢了，怎么记
再说你问的这个。而它的第一条原则是：不要删掉那一行。
为什么？
因为"这本书曾经有过"这件事，本身就是你要留的记录。
你把它删了，以后就查不出"它去哪了"——而万一有人问起，你只能回答"不知道"。
所以正确的做法是：加一个"状态"列（这个做法和我在固定资产表那篇里说的"状态那一列是灵魂"是同一个道理）。
状态大概有这么几种：
在架、借出、找不到、已注销。
而这里有一个很重要的区分，就是"找不到"和"已注销"要分开。
"找不到"的意思是：现在架上没有，但我还没放弃找。
"已注销"的意思是：确认没了。
为什么要分开？
因为"找不到"和"没有"是两件事。
如果你一找不到就注销，那以后就没法"再找找看"了——而书这个东西，很多"找不到"其实是"插错架了"，过一阵就冒出来了。
所以建议的流程是：
清点的时候发现少了 → 先标"找不到"。 过一段时间（比如下次清点）还是找不到 → 再决定是不是"已注销"。
而注销的时候，还要留一栏记"怎么没的"：
是被读者弄丢赔了？还是搬家的时候散了？还是不知道怎么就没了？
因为"赔了"和"没了"的处理方式不一样——前者涉及一笔钱（而钱怎么记，我在讲家庭账本和结算单的那两篇里说过思路），后者就是个纯粹的损耗。
所以那句可以这样记：丢了不是"删掉一本"，而是"把它改成另一个状态"——因为"它曾经有过、后来没了"这件事，本身就是你要留的记录。
清点：空号和缺号要分清
现在说标题里那件事：清点一次，怎么知道哪几本找不到了。
而图书清点有一个别的盘点没有的好处：架上是"有序的"。
也就是说：书通常是按号排的（比如按编号从小到大，或者按分类排）。
这就带来一个很实用的做法：清点的时候可以"边数边对号"。
你拿着登记表，从第一架开始，一本一本往下走——看到书上那个号，就在表上打一个勾。
而如果清单是按号排的、架上也按号排，那这件事其实很快——因为你不需要找，两边是顺着走的。
（这个"按号排"的道理，和我在讲盘点和清单那篇里说的"按位置排而不是按编号排"看着有点冲突，其实不冲突：那里说的是"东西散在多个房间"，所以按位置走；而这里说的是"书已经在架上排好了顺序"，所以顺着那个顺序走。核心都是"按你走路的路线来"。）
但这里有一个很容易搞错的地方，我要单独说：
"架上没有这个号"不等于"这本书丢了"。
因为号有两种情况：
一种是"空号"——也就是说，这个号压根就没编过。
比如你编到 100，但中间 37 号那本书你没买、或者当时跳过了。 那清点的时候"架上没有 37 号"，是正常的——那不是丢失。
另一种是"缺号"——这个号编过，登记表上有这本书，但现在架上没有。
这才是那本"要找的"。
所以那句可以这样记：清点的时候，"架上没有这个号"不等于"这本书丢了"——要先去登记表里看"这个号有没有编过"。
而这也说明：一份准确的登记表，是清点能起作用的前提。
如果你没有登记表、只是"看着架子数"，那你能知道的只有"架子空了几格"——而那和"少了几本书"完全是两回事。
最后给一个实用建议：清点最好分段做。
因为一整架几百本，一次盘完很累，而累的时候最容易出错（漏勾、勾错行、或者干脆糊弄过去）。
所以分成几段，每段盘完就在表上标记"这一段已盘"——这样下次接着盘的时候，你知道从哪儿开始。
要不要扫码
最后说你问的这个。而判断的依据是两条：量，以及频率。
书少、而且清点不频繁（比如一年就一次），那不用扫码——手工勾就够了，加一套条码反而多一道工序。
书多、或者经常有借还，那扫码能显著省事——因为"录号"这一步，手工敲最容易出错，而扫码不会敲错。
而如果决定扫码，有几件事要先做：
一是每本书上得有条码，而且要贴在"扫得到、又不容易磨掉"的位置。
一般贴在封底或者扉页——贴在书脊上往往扫不到（因为书是并排立着的），贴在封面又容易磨。
二是扫码设备要能"连续扫"。
因为清点是"一本接一本"的——如果每扫一本都要点一下屏幕，那还不如手写。
三是扫出来的号要能直接进到表里。
也就是说，扫码的结果要能导出成"一行一个号"的形式，然后你再去和登记表比对。
而这里有一个很实际的坑，我把它单独说：
扫码只能"读号"，它不能替你"判断"。
也就是说：扫码把号录进去了，但"这本该不该在""它是不是在架""它和登记表对不对得上"，还是得靠你的表和规则。
所以那句可以这样记：扫码省的是"录进去"那一步的力气，不是"判断"那一步的力气——所以表本身还得排对。
而如果你的表本身就是乱的（比如没有一本一个号、或者状态那一列没维护），那扫码只会让你更快地得到一堆没用的数据。
几个常见的坑
第一个坑，是按"款"登记书（写"某某小说 3 本"）。那样还回来一本你都不知道是哪本。
第二个坑，是借还登记里只写书名不写书的编号。同一本书有两本时，就说不清借的是哪本。
第三个坑，是以为"还了"就等于"归位了"。书放在桌上也是还了，但清点时它看起来像丢了。
第四个坑，是丢了就把那一行删掉。那以后查不出它去哪了。应该改成状态。
第五个坑，是把"架上没这个号"当成丢失。要先看登记表里这个号编过没有——空号和缺号不是一回事。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
图书登记和别的物品登记最大的不同是"一书一号"，因为你要找的是"那一本"。而图书登记和借还登记是两个东西：一个回答"我有什么"（目录），一个回答"它现在在谁那儿"（流水）——它们靠"书的编号"连起来，所以借还登记里要记编号，不能只记书名。
而"还了"和"归位了"是两件事：书放在桌上也是还了，但那和丢了看起来一样。所以图书这一块更需要一个"待归位"的过渡区，也需要"经手人"那一栏——让"有没有人填"变成"这是谁的活"。而丢了不要删行，要改成状态："找不到"和"已注销"必须分开，因为很多"找不到"其实是插错架了。
最后：清点的时候，"架上没有这个号"不等于"这本书丢了"——要先去登记表里看这个号有没有编过。空号（本来就没编）和缺号（编过但现在不在）是两回事。而扫码省的是"录进去"那一步的力气，不是"判断"那一步的力气。