报价单是所有表格里最常见的一种，也是最容易出错的一种。
因为它有一个特点：它算出来的数字，是要给别人看的，而且是要别人照着付钱的。
所以它错不起。而它出错的方式，几乎都出在两条铁律上。
第一条：一栏里只能放一样东西。
第二条：能算出来的，不要手填。
下面分开说。而你会发现，很多"报价单算不对"的问题，追下去都落在这两条上。
铁律一：一栏只放一样东西
这一条决定的是"能不能算"。
道理很简单：只有数字才能参与计算，而文字不能。
来看两个最常见的反例。
反例一：单价那一栏写成"100元/个"。
看起来挺清楚，信息也全——但它在表格眼里就是一串文字。
而文字是没法乘的。 所以你后面写"单价乘数量"，它会给你一个错误。
那单位和价格该怎么放？
分开。
单位要么单独一栏，要么写进表头——比如表头写"单价（元/个）"，格子里只留"100"这个数。
这样格子里是纯数字，它就能算了。
反例二：把折扣和单价写在一格里，比如"100（九折）"。
同样的问题——它变成文字了。
而且更麻烦的是：这样写之后，你连"到底算多少钱"都得自己心算一遍。
所以折扣必须独立成一栏。
而这就带出标题里那句话：单价、数量、折扣，分三栏。
为什么要分得这么细？
因为它们各自是独立的变量。 你调价的时候改单价，改订量的时候改数量，谈折扣的时候改折扣——各改各的，互不干扰。
如果把它们挤在一栏里，那你每次调其中一样，都得把那格重写一遍。 而那正是出错的地方。
这里还要补一个细节：数字的"写法"也要统一。
比如折扣那一栏，别有的行写"九折"、有的行写"0.9"、有的行写"9折"。
因为在表格眼里，这三样是完全不同的三个东西，而你后面要用它们参与计算。
能选的只有"折率"（0.9）这种数字形式。 至于是写 0.9 还是写 90（表示百分之九十），那要统一——而且要在表头上写清是哪一种。
这一条其实是上一段那个道理的延伸：一栏里只能放一样东西，而且只能放"能算的那一种"。
铁律二：能算出来的，不要手填
这一条决定的是"改一处会不会全对"。
先说手填合计有什么问题。它有两个。
第一个：手算会错。 这一条大家都知道，行数一多就容易错。
但第二个问题更严重，而且很多人没意识到：
你手填的那个合计，是一个"死的数字"。
它和上面那些明细之间，没有任何联系。
所以当你改了某一行的数量、或者加了一行，那个合计不会跟着变——而你会忘。
结果就是：明细是新的，合计是旧的，而这张单子已经发出去了。
所以那句可以这样记：手填的合计，和明细之间没有联系；而算出来的合计，永远不会和明细脱节。
这就是为什么"合计别手算"——它的重点其实不在"怕你算错"，而在"怕你改了明细忘了改合计"。
而"改一处，处处跟着变"这件事，还有一层更普遍的用法：
凡是能算出来的数，都不要手填。
不只是合计——单价乘数量出来的金额、加上折扣之后的小计、以及最后的含税总价，全都是"能算出来的"。
它们每一个都该是公式，而不是你敲进去的数字。
因为只要有一个是手填的，它就可能在某个时刻和别的数脱节。 而报价单上的脱节，意味着一笔说不清的账。
那要哪几栏
给一个够用的版本：
序号、名称、规格型号、单位、单价、数量、折扣、金额、备注。
这里面"金额"那一栏必须是算出来的——它等于单价乘数量再乘折扣。
而最下面那一行"合计"，是金额那一列加起来。
所以这张单子上其实有两层计算：
第一层，一行一行地算金额。 第二层，把那些金额加起来。
两层都必须是公式。 少了哪一层，这张单子就有一半是"死"的。
顺便说一栏值得留意的：备注。
它的用处是记"这一行有什么特殊情况"——比如"此价含运费""交期四周""此型号需预定"。
这些信息如果不写在行上，那就得写在别处，而写在别处就容易和行对不上。 这和我在讲借还登记表和固定资产表时说的"异常要有一栏记"是同一个道理。
用什么公式：两个就够
你问的"报价单用什么公式"，其实只有两个。
第一个，算每一行的金额。
公式的思路是：单价乘数量，再乘折扣。
第二个，算合计。
就是把金额那一列加起来（这一类求和函数的用法我在讲求和的那篇里写过，包括它的区域设置有什么讲究，这里就不重复了）。
但这里有几个地方要注意，而它们全都是"公式算错"的常见来源。
第一个，也是最重要的一个：没有折扣的行，那一栏要填 1，不能留空。
为什么？
因为在乘法里，空着的格子会被当成零。
所以只要折扣那栏是空的，那一行的金额就会变成零——而这一行明明是有货的。
这个错很隐蔽，因为表格不会报错，它只会给你一个零。而如果你没注意，一张单子里的某几行就白送了。
所以要么填 1（表示不打折），要么在公式里写一个"如果空就按 1 算"的判断。前者更省事。
第二个：折扣那一栏到底填什么，要在表头上说清。
这里有两种常见的做法，它们算出来的结果差得很远：
一种是填"折率"，比如 0.9 表示九折，那金额就是单价乘数量乘 0.9。 另一种是填"折扣掉的金额"，比如 100 表示便宜一百，那金额就是单价乘数量减 100。
两种都有人用，但绝对不能混着用。
因为同一个数字 100，在第一种写法里是"打一折"，在第二种写法里是"便宜一百块"。
所以要在表头写清楚，比如写"折扣率（0.9=九折）"或者"优惠金额（元）"。
第三个：金额那一列的公式，要保证每一行都一样。
做法是写好第一行，然后往下拉。 但要注意相对引用和绝对引用的区别——如果你公式里引用了某个"总折扣"之类的固定格子，那个格子要锁定（这一类"区域要锁起始行"的坑，我在求和那篇里提过）。
一个很专业的坑：明细加起来不等于合计
这一条很多人没见过，但它早晚会遇到。
如果你把每一行的金额都设置成"保留两位小数"，那可能出现这种情况：
你把明细一行行加起来，得到的数，和合计那一格差了几毛或者几分。
而你反复算，两边都对。
这不是错，这是四舍五入。
因为显示出来的两位小数，是"被舍入过的"；而合计按的是"没舍入的原值"加起来的。
两种情况都说得通，只是口径不同。
所以我的建议是：
合计就用"未舍入的原值"去加（这是财务上更常见的做法），显示的时候再统一保留两位。
同时，你要知道会有这个差——别看到差几分就以为公式坏了，然后去改公式。 那样反而会把一个正确的表改错。
如果对方要求"明细加出来必须正好等于合计"（有些场合确实这么要求），那就得改成"每一行先舍入，再相加"。 这两种都对，只是要事先定下来，并且整张表统一。
报价单和普通表格不一样的地方
最后说几个它独有的、和公式无关但很要紧的点。
第一，它通常是要给出去的。
所以表上要有你们自己的名称和联系方式——因为对方拿到一张单子，第一件想知道的是"这是谁报的"。
第二，要有"有效期"。
因为价格是会变的。你上个月报的价，这个月可能已经不能做了。 所以写上一句"本报价有效期至某月某日"，是保护你自己。
第三，"含税还是不含税"必须写明。
这一条比公式重要得多。
因为同一个数字，含税和不含税，对方要付的钱是不一样的。 而如果单子上没写清，那最后扯皮的时候，你手上的"依据"就不完整。
至于具体怎么标、税率是多少，那取决于你所在的地方和你的纳税人身份，我不给数字——这个要问你们的财务，或者按你们一贯的写法来。
第四，公式列最好锁起来。
因为报价单常常是"发一个模板、改一改就发出去"。而接手的人如果不知道哪一列是公式，很容易在那一格里直接敲一个数字——那公式就被覆盖了。
所以把公式那几列保护起来，只留下能填的格子可以编辑。 关于这个怎么做，我在讲表格加密码的那篇里写过（那里也说了"保护"和"加密"的区别，这两件事经常被混）。
第五，也是最实用的一个自检动作：
发出去之前，随手改一个数量，看合计会不会跟着变。
会变，说明公式都活着。 不会变，说明那一格是手填的，或者公式断了。
这个动作花三秒钟，但它能拦住前面说的那个最大的一类错误——"明细改了、合计没改"。
几个常见的坑
第一个坑，是把单位和价格写在一格（"100元/个"）。那样它就成了文字，不能参与计算。
第二个坑，是折扣栏留空。空着的格子会被当成零，那一行的金额就变成零了。
第三个坑，是折扣栏的写法不统一。填折率和填优惠金额，算出来差得很远。
第四个坑，是合计手填。它是死的，你改了明细它不会跟着变。
第五个坑，是不写"含税还是不含税"。这一条比公式重要，因为它决定了对方要付多少钱。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
报价单有两条铁律。第一条是"一栏里只能放一样东西"——单价、数量、折扣必须各占一栏，而且只能放能算的数字；"100元/个"或者"100（九折）"这种写法看着清楚，但它已经变成文字，算不了了。
第二条是"能算出来的不要手填"。手填的合计是一个死数字，它和明细之间没有联系——所以它的真正危险不是"你算错了"，而是"你改了明细忘了改合计"。所以金额和合计，两层都得是公式。
而它们唯一的自检方法很便宜：发出去之前，随手改一个数量，看合计会不会跟着变。另外记住那个很专业的坑——如果每行金额都舍入到分，明细加起来可能和合计差几分，那不是错，是口径不同。