这两个词经常被当成两样东西。
而它们确实有一个概念上的区别：
清单（或者说台账）说的是"应该有什么"。 盘点表说的是"实际有什么"。
但这里有一个很关键的地方要和你说清：这个区别不等于"你要做两份表"。
因为盘点表不是"另一种表"，它就是清单多加了三四列。
换句话说：你不需要维护两份东西，你只需要一份清单、外加几个"盘点那天要用"的列。
这一点我觉得值得先讲透，因为很多人一听"盘点表"，第一反应是"那我再去建一个文件"——然后再去想办法把两份东西的数据同步起来。 那纯粹是给自己找活干。
（这个概念上的区分，我在讲固定资产表的那篇里提过一句：一个是"记录"，一个是"现场核对用的"。而这一篇要把"怎么让一份就够用"这件事说清。）
盘点表就是清单加三列
说是加列，加的是哪几列？给一个够用的。
第一列：实盘数。
这一列是核心。
因为它区分了"两个数"：
一个是"账面上记着有多少"（也就是清单里原来那一列数量）。 另一个是"现场数出来有多少"。
这两个数不一样，才是盘点要发现的东西。
所以这一列是盘点那天现场填的——而且它是手写的（因为你是拿着纸和笔去数的）。
第二列：差异。
这一列是算出来的：实盘数减去账面数。
结果是零，就说明对上了。 结果是正的或负的，就说明有出入。
为什么要单独一列？
因为"两个数不一样"这件事，人眼不容易一下看出来——你一行一行去比两个数字，那既慢又容易看漏。
而算出击差之后，你就只需要看"哪几行的差异不是零"。 这一下就把范围缩小了。
（用什么办法让"不是零"的自己跳出来？条件格式。这一类做法我在讲隔行变色和查找重复项的那两篇里写过。）
第三列：盘点人（以及日期）。
因为"这份数是谁数的、什么时候数的"，是这笔记录能不能被信任的前提。
而这一栏和前面说的"实盘数"一样，是手写栏——所以它在排版上要留够地方。
关于手写栏该怎么留（尤其是宽度够不够这件事，以及怎么验证），我在讲签到表的那篇里写得很细（那里的"签名那一栏要留多宽"和这里是同一个问题）。另外关于"经手人"和"签收人"为什么要分开，我在讲入库单和送货单的那两篇里都说过。
除了这三列，通常还会加一个"备注"，用来写"为什么对不上"。
比如"已坏，待报废""借给某人未登记""型号填错"这类。
这一栏不加也行，但加了之后，盘点就不只是"发现问题"，还顺手留下了"处理线索"。
所以那句可以这样记：盘点表不是"另一种表"，而是"清单多加了三列"——实盘数、差异、以及谁盘的。
一个前提：平时那一列"账面数"得准
上面说的都建立在一件事上：清单里原来那一列数量，得是准的。
为什么？
因为你盘出来的"差异"，是"实盘数减去账面数"。
而如果账面数本身就不准，那算出来的差异全是假的——你既不知道那是"东西真的少了"，还是"账本来就记错了"。
所以盘点这件事，其实是"把平时记的账拿出来对一遍"。 平时记不准，对的时候就全是可疑项。
而"平时记不准"最常见的来源，是我在别的几篇里反复说过的那几个：
出入库有漏记（尤其是"先发货、单子后补"那种）。 单位不统一（同一件东西，一次记"5 箱"、一次记"50 个"）。 退换货走了口头（东西就在手边，说一句就换了，账上没动）。
这三样在入库单、送货单、借还登记表那几篇里都说过。这里只说结论：
盘点表能不能用，取决于平时那份账准不准——盘点只是把它拿出来对一遍。
盘点怎么按位置分组
现在说盘点这个动作里最实在的一件事。而它背后的道理，一句话就能说清：
盘点是你走过去看，不是它走过来给你看。
所以排盘的顺序，应该照着"你走路的路线"来，而不是照着你习惯的"编号顺序"来。
这一点很多人会做反：他们习惯按编号排序，因为"编号是有序的"。
但按编号排序，意味着你在一个房间里数了 3 号，跑去另一个房间数 5 号，再跑回来数 8 号。 而在一个几百件东西的场合，这些来回的路，就是白白多花的时间。
所以做法是：加一列"位置"，然后按它排序。
而这里有一个很实用的讲究，能让这列"位置"真的排得整齐：
把位置编成"分层的、定长的"。
什么意思？
如果你把位置写成"办公室""1号库""三楼东侧"这样的纯文字，那排序出来会是乱的——因为文字是按字符排的，它不懂"三楼"和"1号库"哪个该在前面。
而如果你把它写成有层次的编号，比如"楼层-房间号-柜号-层号"这种，那排序就自然了——从上往下排，正好就是一条从里到外、从高到低的路线。
所以你想要的不是"位置写得好看"，而是"位置排起来有序"。
第二个讲究：如果东西多，可以按位置分几份。
也就是说：这个房间一份、那个库房一份，各自打出来。
这样每个人拿着一份，走自己那一片就行——而且分头盘的时候不会互相重复。
而这也带出第三件事，它属于"打印"那一层：
盘点表是要打印出来、拿着走的。
所以它的排版要求和"贴在墙上的表"不一样，而和"签到表""借还登记表"那类更像：
列要少（拿着走的时候，列多了看不过来）。 字要大（因为在现场，不是在电脑前）。 手写的那几栏要留够（实盘数、盘点人、备注）。
关于这种"打印出来在现场用"的表该怎么设计，我在讲签到表和借还登记表的那两篇里写过。这里只强调一句：它是"拿在手上的"，不是"对着屏幕看的"——这个区别决定了它该长什么样。
最后补一个很实际的提醒：
"位置"这一列，平时也要维护。
因为如果平时不记位置，那盘点那天你得先"找"——而"找"这件事，比"数"要费时间得多。
两份清单怎么合成一份
再说你问的这个。而这一问的关键，是先问清"你为什么要合"。
因为"合成一份"有两个完全不同的目的，而它们的做法正好相反。
目的之一：我想要一份干净的清单（也就是去重）。
比如两个部门的清单要合并成一份总的，而两份之间有重复的东西。
这种情况下你要的是"删重复项"——把重复的删掉，留下唯一的一份。
而做这件事的前提是：你得有一个"能识别同一样东西"的列。
最好的当然是编号（关于"编号是唯一不变的标识"这件事，我在讲固定资产表那篇里说过三条原则：不用会变的信息、位数固定、报废的号不复用）。
而如果你手上没有编号，那就退一步：用"名称加规格加位置"这样的组合来当识别依据。 这个思路和我在讲对账单那篇里说的一样：没有共同的编号时，只能靠特征组合来配对。
但这里要提醒一句：组合识别法有个天然的毛病——写法不一致就会认不出。
比如一个写"打印机 A款"、一个写"打印机A"，那程序就当成两样东西了。
所以用这个办法之前，最好先把"名称"那一列的写法统一一遍。
目的之二：我想看出两边差在哪（也就是对比）。
这一种就完全相反了：千万别删。
因为你要的正是"差异"，而差异就藏在"哪些只在这份里有、哪些只在那边有、哪些两边都有"这三类里。
做法是：不要去删重复项，而是加一列去"数"。
具体说：数一下"这个东西在另一份里出现过没有"。
数出来是零，说明只有这一份有。 数出来是一，说明两边都有。 数出来大于一，说明另一份里有重复，得留意。
（这个"按条件计数"的用法，我在讲查找重复项的那篇里写过。）
而这正好对应我在讲对账单那篇里说的"差异分三类"——只在这边、只在那边、以及两边都有但对不上。 那三种的处理方式完全不同，所以别统称一句"对不上"就完了。
所以那句可以这样记：合之前先问一句——你是想"合成一份干净的"，还是想"看出两边差在哪"？这两个目的的做法正好相反：一个要删，一个要留。
而如果你两个都想要（先看差异、再合成干净的），那就分两步做：先加一列标出差异（这时候别删），把差异核对完、确认是重复之后再删。
顺序不能反——因为一旦删了，差异就没得看了。
两个常被问到的
第一个问题：盘点要不要"不打招呼"地去盘？
这取决于你想盘的是什么。
如果你只是想核对一下数量（比如年底走个流程、或者就是想把数对齐），那提前说一声也无妨——甚至更好，因为对方能先把东西归拢一下，你盘起来快。
但如果你想看出"平时管得怎么样"，那就得突击。
为什么？
因为提前通知之后，人家会先收拾一遍、把借出去的要回来、把散的归位。
而那样盘出来的数"好看"，但不真实——它反映的是"通知之后那两天"的状态，不是"平时"的状态。
所以那句可以这样记："要不要提前说"这个问题，其实是在问"你想盘的是数量，还是习惯"。
这两种都不是错，但你要知道自己在要哪一个。
第二个问题：盘完之后那些"对不上"的，怎么处理？
要给每条差异一个去处。
具体说，把原因写在"备注"里，然后按原因分别处理：
东西真的没了——那就往下走报废或者报损的流程（关于"报废"这件事里有财务和实物两个层面，我在讲固定资产表的那篇里说过）。 账记错了——那就改账，而且最好顺手看看"为什么会记错"（多半是前面说的漏记、单位不统一、或者退换货没走单）。 只是位置不对——那就把"位置"那一列更新一下，因为东西其实还在。
而这件事的意义在于：
盘点表的价值不在"发现差异"，而在"每条差异都有个去处"。
如果只是把差异标出来、然后搁着，那下次盘点你还得把这些差异重新查一遍——而这张表就会越盘越重。
（这个"每条差异都要有结论"的习惯，我在讲对账单和借还登记表的那两篇里都强调过——那里说的分别是"每条差异都有一个结论"和"每条差异都写一句"，道理是一样的。）
几个常见的坑
第一个坑，是以为要维护两份表。盘点表就是清单加三列。
第二个坑，是账面数平时不准。那盘出来的差异全是假的。
第三个坑，是按编号排序去盘。盘点是你走过去看，所以该按位置排。
第四个坑，是位置写成纯文字。那样排序是乱的，路线也就顺不起来。
第五个坑，是"合并清单"的时候先删了重复项，然后才想起来要看差异。顺序反了。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
清单说的是"应该有什么"，盘点表说的是"实际有什么"——但这个区别不等于要做两份表。盘点表就是清单多加三列：实盘数（手写）、差异（算出来的）、以及盘点人。而它能不能用，取决于平时那一列账面数准不准——盘点只是把它拿出来对一遍。
盘点这件事最实在的一条是：按位置分组，而不是按编号排。因为盘点是你走过去看，不是它走过来给你看。所以"位置"这一列要编成有层次、定长的，这样排序出来才正好是一条路线；而如果东西多，就按位置分几份打印，一人走一片。
最后：合并两份清单之前，先问清目的是"去重"还是"对比"——这两个的做法正好相反，一个要删、一个要留。如果两个都要，那就先标差异、核对完再删；顺序不能反，因为一旦删了，差异就没得看了。