这两张表长得很像，因为它们都在说"谁欠我钱"。
但它们要干的事不一样。
结算单是"看"的——它的任务是把余额算清、把该看的排出来。
而催款单是"做"的——它的任务是让你今天就能拿起电话，说出该说的话。
这个区别决定了它们该长成什么样：
结算单要把数字弄对（余额、已结、未结、欠了多久）。 而催款单要把"动作"记下来（催过几次、什么时候催的、他说了什么）。
所以那句可以这样记：结算单是"看"的，催款单是"做"的。
而分工清楚了，这一篇就只讲"做"这一半。
关于"怎么把余额算对""怎么把欠得最久的排出来"，以及"欠得久"和"欠得多"为什么是两件事，我在讲结算单的那篇里写过。 那篇里最实用的一招是"加一列算欠了多久、然后排序或者分级标色"——而这一篇不重复那个，只说它之后的事。
"浮上来"只是第一步
接着说上面那条，因为这是我觉得最容易漏的一层。
"让欠得最久的那一笔自己浮上来"——这件事，靠排序就够了。
而排完之后呢？
你会看到那个名字，然后你要去催。
而"去催"这件事，需要的不是你手上的数字，而是别的东西：
上次是谁跟他说的。 说的什么时候。 他当时怎么答复的。 以及他答应的那个日子，已经到了没有。
如果没有这些，那你打电话的第一句大概会是："喂，那个钱……"
而对方也很容易接一句："哪笔？我看看。"
于是这一通电话就变成了"两个人都要重新查一遍"。
所以那句可以这样记："浮上来"只是第一步——因为看见了不等于能催。而"能催"靠的是"他上次说了什么"。
而这就带出这一篇最关键的一栏。
"催过几次"怎么记
再说你问的这个。而这里有一个很常见的错误做法：写在备注里。
也就是说：在客户那一行的"备注"里写"已催三次"。
而这个做法有个根本问题：它记不住"时间线"。
为什么？
因为"催了三次"这个数字，说明不了任何事。
你需要知道的是：
这三次分别是什么时候？ 隔了多久？ 每次他怎么说？
而这四样东西，一格备注装不下。
所以正确的做法是：催收记录单独一张表。
也就是说：客户表是"一个客户一行"，而催收记录是"一次催收一行"。
而这张表大概要有：
客户、催的日期、方式（电话还是当面还是发了消息）、对方怎么说、以及"下次约在哪天"。
为什么"单独一张表"？
因为"催了几次"是一个"数量不定"的东西——有的客户你催一次就够了，有的要催十次。
而"数量不定"的东西，不该在客户表里横着排，而该单独一张表竖着排。
（这条规律我在讲客户档案的那篇里说过：合同数量不定、沟通次数不定、联系人数量不定——就都该单独一张表。而催收记录也是同一类。）
所以那句可以这样记：催收记录不能写在"备注"里——因为"催了几次"是一个时间线，而备注是一格。
最有用的一栏，不是"催了几次"
接着上面说，因为这里有一个更细的观察。
很多人一听到"催收记录"，第一反应是"记次数"。
而"催了几次"这个数字，其实没那么有用。
为什么？
因为真正决定"下次该说什么"的，是"上次说到哪儿了"。
举个例子：
A 客户：催了五次，但每次都是"知道了，我看看"。 B 客户：催了两次，第一次他说"下周一给你"，第二次他说"财务在走流程"。
那这两个哪个更该催？
答案是 A——因为 A 五次都没给一个具体的时间，而 B 两次都给了节点。
而如果只记"催了几次"，你看到的是"A 五次、B 两次"，于是你可能先去催 B。
所以那句可以这样记：催收记录最有用的一栏不是"催了几次"，而是"他上次说了什么、约在哪天"。
而这一栏的用法是这样的：
每次打完电话，记下"他说了什么"。 而下一次打开这张表，你看到的就是"该说什么"。
比如：
"他说下周一给"——那这周一你就该问一句。 "他说财务在走流程"——那你该问的是"走到哪一步了"，而不是"什么时候给"。
而这两句话，是完全不同的两通电话。
而"催了几次"这个数字，它的用处只剩一个：
看趋势。
也就是说：一个客户被催了十次、而且每次都没节点——那这件事大概不是"再催一次"能解决的。
逾期多久要标红
再说你问的这个。而这里有一个反直觉的答案。
"标红"这个做法，其实不如"分级"。
为什么？
因为标红只能告诉你"它逾期了"——而"它逾期了"这件事，你在表里看一眼日期就知道了。
真正需要"一眼看出"的，不是"逾期了没有"，而是"该多急"。
所以更好的做法是分级：
刚逾期的，一个浅色。 中期，一个中间色。 长期，一个重色。
而"分级"给的正是"急不急"这个信息——你不用算，颜色自己就把它排了。（关于这个"分级比标红好"的道理，我在讲结算单的那篇里也说过。）
那"多久该进到下一级"？
这个问题没有统一答案，但有一个判断依据，而它比任何数字都可靠：
看你的账期。
也就是说："逾期"这件事的起点，不是"开票那天"，而是"该付的那天"。
而这个区别很实际：
如果你们约定账期是三十天，那"逾期第一天"，是"开票后的第三十一天"，而不是"开票后的第二天"。
所以如果你不分账期、一律按"开票后多久"来标色，那你会把很多"还没到期"的也标红——而那样一来，红色就不值钱了。
所以那句可以这样记："该不该标红"这件事的标准不是"多少天"，而是"你的账期是多少天"——因为逾期的起点是"该付的那天"，不是"开票的那天"。
至于分几档、每档多少天，我不给一个标准。
因为不同行业的账期差别很大。 而一个通用的思路是"三档"：
刚过期的（该提醒了）。 过了一阵的（该加强了）。 过了很久的（该动真格了）。
而这三档的界线，你按自己的账期来定就行。
关键是：这三档要"事先定下来"，而不是"看的时候凭感觉"。
因为"事先定下来"，颜色才是客观的；而"凭感觉"，颜色就成了你心情的反映。
应收账款怎么汇总
再说你问的这个。而这里有一个会计上的视角，值得借过来用。
"应收账款一共多少"——这个数，用处没有想象中大。
为什么？
因为同样是一百万，它的"质量"可能完全不同：
如果这一百万全是这个月刚发生的，那它很正常。 而如果这一百万里有一半是一年以上的，那它有一大半可能收不回来了。
所以真正该看的，不是总数，而是"账龄"。
也就是说：把这个总数，按"欠了多久"分成几段。
比如：
三个月以内的多少。 三到六个月的多少。 半年到一年的多少。 一年以上的多少。
而这几个数摆在一起，你看到的是"这笔钱有多老"。
所以那句可以这样记：应收账款最该看的不是总数，而是"这个总数里，有多少是已经很老的"。
而这件事怎么在表里做？
不难：你已经有"欠了多久"那一列了（那是结算单那边算的）——所以只要"按那列分段，然后各段求和"就行。
而这里有一个很实用的提醒：
分段的界线，要和"标红分级"的界线一致。
为什么？
因为如果"标色"用的是三十天、六十天、九十天，而"账龄汇总"用的是三个月、六个月、一年，那你在跟人汇报的时候，两边会对不上。
而"对不上"这件事很麻烦——因为你会被问"为什么这两个数不一样"。
所以：一套界线，两处用。
催款单和对账单，是给两个不同的人看的
最后说一个容易混的地方。
"催款"和"对账"经常被当成一件事，因为都涉及"你欠我多少"。
但它们该分成两张单子。
对账单是"给他看的"。
也就是说：它的作用是"双方核一遍，确认这个数没争议"。
所以它要"能把每一笔摆出来"，让对方一条条对。
而催款单是"给你自己看的"。
它的作用是"排序、判断、以及记住我说过什么"。
所以它要"能排出优先级"，而且要"装着那些他看过的东西"。
所以那句可以这样记：对账单是"给他看的"，催款单是"给你自己看的"——这两张单子的读者不同，所以它们该长成两个样子。
而如果混成一张，那就会出现两种别扭：
给对方看的那张，带着你的催收记录（而那是你的内部话术，不该给他看）。 给自己看的那张，又得为了"能给他看"而排得很正式（于是它没法"排优先级"）。
所以分开做，两边都省事。
两个常被问到的
第一个问题：催收记录里要不要记"对方的原话"？
不用逐字记，但"关键的那个词"要留着。
什么意思？
比如他说"下周给你"——那就记"下周"，别记成"尽快"。
因为"尽快"是你的理解，而"下周"是他的原话。
而下次你可能要引用的，正是那一句——"上次您说下周"这句话，比"上次您说尽快"有力得多。
而这种区别，在两种答复之间最明显：
"下周给你"——这是一个承诺，它有节点，可以追问。 "我看看""再看看"——这是一个敷衍，它没有节点，你只能再问一次。
而这两种，如果都记成"对方表示会处理"，那你就分不清了。
所以那句可以这样记：记原话不是为了较真，而是因为"承诺"和"敷衍"的区别，常常就在那一两个词上。
而这件事还有一个附带的好处：
把原话记下来，你"催"的时候语气也会不一样——因为你在陈述事实，而不是在表达情绪。
第二个问题：一个客户欠了好几笔，怎么催？
分开看，但可以"一起说"。
分开看，是因为每一笔的"欠了多久"不一样——而该优先清的，是"最早那一笔"（这个逻辑和前面说的一样：不是问"总共欠多久"，而是问"最早那笔压了多久"）。
而"一起说"，是因为"总欠多少"这个数字对你有利——它让对方知道"这不是一笔小事"。
不过这里有一个很实用的提醒：
催的时候要说清"还哪一笔"。
为什么？
因为如果你只说"你还欠我多少"，那对方还的那笔，可能不是你想清的那笔。
比如他先还了一笔上个月刚欠的——于是"总欠款"是少了，但你最想清的那笔"一年前的"还挂着。
而如果你的分级标色是按"最早那笔"来的，那它就会一直是红色的——明明收回了钱，红色却没变。
所以那句可以这样记：一个客户欠好几笔的时候，催的话要说清"还哪一笔"——不然他可能先还那笔最不重要的。
（这个思路，其实和我在讲结算单那篇里说的"最早未结日期"是配套的：那一栏决定了"优先清哪一笔"，而这一篇提醒你"催的时候要把那一笔说出来"。）
几个常见的坑
第一个坑，是把"催过几次"写在备注里。那是个时间线，一格装不下。
第二个坑，是只记次数不记"他说了什么"。而"他说了什么"才是下次该说的依据。
第三个坑，是逾期一律按"开票后多少天"算。起点该是"该付的那天"。
第四个坑，是只标红不分级。红色告诉你"过期了"，而分级才告诉你"该多急"。
第五个坑，是把催款单和对账单合成一张。它们的读者不同。
最后
如果只用三句话记住这篇，我希望是这三句话。
结算单是"看"的，催款单是"做"的。而"让欠得最久的那笔浮上来"这件事，靠排序就够了——但看见了不等于能催。因为去催的时候，你要的不是数字，而是"他上次说了什么"。
所以催收记录要单独一张表（一次催收一行），而不能写在备注里——因为备注是一格，装不下时间线。而其中最有用的那一栏，不是"催了几次"，而是"他上次说了什么、约在哪天"：因为"他说下周一给"和"他说财务在走流程"，对应的是两通完全不同的话。
最后两条：逾期该不该标红，标准不是"多少天"而是"你的账期是多少天"——起点是"该付的那天"，不是"开票那天"；而应收账款最该看的不是总数，而是"这个总数里有多少是已经很老的"（账龄）。而这两处的分段界线，最好用同一套——不然汇报的时候两边会对不上。