引子：名次是他一个个敲上去的，第二天数据一改，全废了
做销售内勤的老周，月初他把五十个人的业绩放进一份在线表格，按降序排了一遍，看着顺眼，就在旁边那一列手动敲了 1 到 50。表发出去之后，同事把两个人的业绩改了一下，名次那一列纹丝不动——表面上第 3 名还是第 3 名，实际上他已经是第 5 名了。这件事直到月底对账才被发现。
第二个月他学乖了，改用出名的做法：让名次自动算。新的问题又来了。表里有两个 95 分，两行都显示第 3 名，往下直接跳到第 5 名，领导指着一个空格问他：「第 4 名呢？」
这两件事都跟「哪个版本能不能算」没关系。WPS 表格本身能做到的事，电脑版和在线版都能做到，函数体系也是同一套。真正让人卡住的是另外几件没人提前告诉他的事：你要的到底是在旁边多出一列名次，还是把整张表的行序换掉；这名次要不要跟着数据自己变；以及这张表还有没有别人在看。
所以这篇不谈版本优劣，只做一件事：把同一件「排名」的事，在电脑版和在线版上各走一遍。先把几种做法切开，再看两端的差别落在哪儿，然后是两端各自的操作步骤、并列名次的处理办法，最后是一份排完之后的验收清单——其中有一项检查，是只有做过跨端对比的人才会想到去做。
先切开一件事：你说的「排名」是哪一种
「排名」这个词在日常说法里至少压着四种不同的做法，而它们在你手上的动作、以及数据一改会发生什么，完全不同。
这张表最想纠正的，是「看一眼谁排在前」和「留一份名次给人看」这两件事的混淆。很多人说「我要排名」，其实想要的是排序；排完看着挺好，第二天数据变了，顺序还停留在昨天，人就以为软件不好用。排序改的是顺序，名次列改的是信息——顺序是一次性的，信息是要留下来被别人看的。
落到一句话上：排名这件事的难点从来不在把名次算出来，而在算出来的名次能不能跟着数据自己变。
同一件事，两端的差别落在哪儿
先说清楚一件事：能不能用函数、有没有排序按钮，这两端是一样的，别在这里纠结。真正的差别集中在下面这张表里，而其中只有一部分会改变你的做法。
表里「数据放在哪」「算在哪」「表格能力」这几行属于「知道就行，不影响你怎么做」；真正会改变你做法的，是排序这个动作会牵动谁那一行。在电脑版上排序，是私事——你把行顺序调完，发给别人的文件里是什么顺序，由你保存的那一版决定。在网页端上排序，是公开动作——你和别人看的是同一份文档，你挪了行，对方屏幕上的顺序也跟着变，而且这种改动通常不会有人通知他。
所以在线版做排名有一条几乎不会被写进攻略的规矩：要排序之前，先问一句这张表现在有没有别人在看。 如果有人正在同一份表里填数据，排序会把他的定位打乱，甚至让他在错行里继续录。这种情况下的正确顺序是反过来的：先出名次列、再谈排序——名次是新增的信息，不动别人的行；排序才是那个会动到别人的动作。
还要补一句诚实的话：这几个版本之间一直在互相追平，今天某一端缺的入口，下个版本可能就有了。所以本文里所有入口都写成「按关键词去找」，不写死菜单层级和位置。
电脑版：排名怎么做，一次走完
下面这张表把电脑版上的几种做法并排放在一起。三列分别是：你要做的事、按什么关键词去找、以及看到什么才算做成了。
「排序」那一行的确认点最容易被跳过。范围选错是排序最常见的事故：只选了数据没选表头，或者把表头也框了进去，排完之后表头那一行变成了一条数据，「姓名」被挤到了别人后面。排之前先让表头那一行待在顶上，排完先看它还是不是字段名，两秒钟的事，能省掉一次撤销。
「要留一列名次」那一行，则是这篇最想让人记住的。名次列之所以能「跟着数据自己变」，靠的是一个很小的机制：公式里参与比较的那个区域必须锁住。不锁的话，你把公式往下拖一格，第二个人那一行参与比较的范围就跟着挪了一格——从「和所有人比」变成「和下面那些人比」，于是名次看起来全是 1，或者忽高忽低。锁区域的办法就是在行列号前面加一个符号（多数表格软件里都是那个 $，键盘上按 F4 这类键也可以切换，具体按键按你界面上的提示来），写成 $B$2:$B$51 这种样子。
这里要留一句余地：WPS 表格里这个函数在不同版本里可能显示成 RANK、RANK.EQ、RANK.AVG 这类同族的几个写法，功能取向略有不同（比如并列时给不给平均名次）。按你界面上搜得到的那一个用，上面这条机制对它们都成立。
在线版：同一件事，步骤哪里不一样
在线版的入口位置和电脑版并不总是逐字一致，所以下面同样只写「按什么关键词找」，把重点放在两端真正不同的地方。
在线版做排名真正的好处，集中在「发给别人看」那一行：「你更新的那一次，就是所有人看到的那一次」。名次这种东西最怕版本分叉——三个人手上有三份表，三份名次不一样，开会时谁也说不清。如果这张表的名次是给别人看的，在线版省掉的是整条传递链。
要付出的代价也在同一张表里：因为每一步都在保存，改错了没有一个「干脆不保存」的退路。习惯在电脑版上先折腾、想好了再存的人，切到在线版要有意识地把动作放慢一档，或者干脆先复制一份副本再动手，试完把副本删掉。
最后再说一条体感上的差别，说清它的原因比直接下结论更有用：同一份表格、同样的行数，在浏览器里排序的等待感通常比客户端更明显，尤其数据行数大、而且同时还有别人在编辑这份文档的时候。这不是功能缺失，而是算力位置不同——一端在你自己这台机器上，另一端要先送到远端、算完再送回来。
并列名次：两端都会遇到的同一个问题
并列名次是这类表格里最容易被当成故障的现象，而它两端一模一样。下面这些是实际最常遇到的。
跳号那一行是重点。它不是错误，是口径问题：跳号的做法回答的是「有多少人比你强」，连号的做法回答的是「你排在第几个位置」。 你要哪一种，取决于这张表是拿去排名次，还是拿去发编号。想清楚了，再决定用哪个写法，而不是看到跳号就去改数据。
分组排名：一张表里好几个榜
一张表里同时有多个班级、多个部门、多个片区各排各的，是排名最容易出问题的地方——因为一旦写错，错得很隐蔽：每个人都能看到一个名次，就是那个名次不是他想要的。
验收的办法很直接：数一遍「名次为 1 的行」有几行。你心里有几个组，就应该有几个第 1 名。差一个，说明有一组的范围串了。
排完之后：一份三分钟验收清单
「换一端打开是不是一样」那一行，是这份清单里唯一需要跨端才能做的检查，也是这篇想留下的一个动作。排名结果对不对，光在一端看是看不出来的——因为它看起来永远是对的。把它存到云端，用另一端打开对一遍，是成本最低的一次交叉验证。
该用哪一端做排名：三种情况，三个答案
这三行不是版本优劣，而是回答同一个问题：这张表要不要给别人看。 要，就选那个「更新一次所有人都同步」的方式；不要，就用那个「算在自己机器上」的方式。两件事都想占，就走「电脑版做，做完存到云端」那一行——先在本机把它算对，再挂到云端去给人看。
常见问题速答（FAQ）
Q：WPS 在线版的表格能用排名函数吗？ 能。两端用的是同一套表格内核与函数体系，名次、排序、分组计数这些做法在网页端上同样成立。差别不在有没有这个能力，而在数据放在哪、以及你的改动会不会影响别人。
Q：排序和排名有什么区别，我一直当成一回事。 排序是改顺序，排名是出信息。排完之后表里没有留下任何「名次」的记录，数据一变，顺序还停在昨天；出了名次列，名次才会跟着数据自己更新。如果你要给的不只是「看一眼」，就用名次列。
Q：排名公式往下拉之后名次全乱了，是公式写错了吗？ 多数时候不是写错，而是没锁住参与比较的区域。范围没锁，往下拖一格，比较范围就跟着挪一格，于是每个人比较的对象都变了。回到第一个人的那一行把区域改成绝对引用，再往下拖就正常了。
Q：并列的名次怎么才能不跳号？ 换口径。默认那种写法回答的是「有多少人比你强」，所以两个第 3 名之后是第 5 名；想要连续编号，就用条件计数数出比你大的有几个再加 1。两种都合法，取决于这张表是排名次还是发编号。
Q：我在浏览器里排了序，别人看到的是我排完的样子吗？ 是。在线版里你和别人看的是同一份文档，排序动的是文档本身，对方刷新就会看到新顺序，而且通常不会有提示。所以在一份有人在同时填写的表上排序前，先想清楚这一步会不会打乱别人手上的动作——更稳的顺序是先出名次列，再谈排序。
Q：电脑版和在线版打开同一份表格，名次显示不一样，是坏了吗？ 先别怀疑软件。多数情况是两份东西根本不是同一份：本机那一份改完没存到云端，或者你改的其实是网页端上的另一个副本。核对一下文件名和最后修改时间，比重新排一遍快得多。
Q：这篇和我之前看到的《WPS电脑版和网页版区别》有什么不同？ 那一篇比的是「一整台电脑和一个浏览器」在安装、功能、性能、离线、协作、成本这些层面的全面差异，用途是帮你做选择；本篇只把「排名」这一件事在两端各走一遍，包括两端都没解决的并列名次问题，用途是让你今天就能动手把名次做出来。两篇一起看，选择和执行就都齐了。
结语：排名只是个动作，选哪一端才是那个问题
回头看老周那两次翻车，其实都不在软件上。第一次他做的不是排名，是排序加手抄，所以数据一变全作废；第二次他做对了，只是用了一个回答「有多少人比你强」的口径，去回答一个「我排第几」的问题。
把这两件事拆开，顺序其实很清楚：先决定这张名次要不要给别人看，再决定用电脑版还是在线版；先出名次列，再谈要不要排序；先锁住参与比较的区域，再往下拖。 每一步都在把「一次性的动作」变成「设一次就长期成立的东西」。
留给你的那把尺子只有一个动作：随手改一个数，看名次会不会自己变。 会变，说明你做的是排名；不会变，说明你只是抄了一份昨天的顺序。
一句话总结：WPS 电脑版和在线版在排名这件事上的差别，不在能不能算，而在数据在哪、排序这个动作会牵动谁、以及你看到的那一版是不是别人也看到的那一版——所以先决定这张名次要不要给别人看，再选端；先出名次列，再谈排序；最后用「改一个数看名次会不会自己变」来验收。